Typische Ausgangslage
Woran es im Alltag hängt.
- Wichtige E-Mails liegen nur in einzelnen Postfächern.
- Bei Personalwechseln oder Vertretungen fehlen wichtige Nachrichten oder Zusammenhänge.
- Aufbewahrung und Recherche sind bislang nicht klar geregelt.
Ergänzende Leistung
E-Mail-Archivierung
Archivierung für Organisationen, die geschäftliche E-Mails geordnet aufbewahren und später zuverlässig wiederfinden müssen.
Technische Grundlage für Aufbewahrung, Recherche und geordnete Übergaben bei geschäftlicher E-Mail-Kommunikation.
Geeignet für
Wo diese Leistung sinnvoll ansetzt.
Unternehmen mit relevanter E-Mail-Kommunikation
Wenn Angebote, Aufträge, Abstimmungen und Freigaben per E-Mail dokumentiert werden.
Organisationen mit personellen Wechseln
Wenn Informationen nicht in Einzelpostfächern verschwinden sollen.
Vereine mit formaler Korrespondenz
Wenn Nachvollziehbarkeit wichtiger ist als technische Spielerei.
Produktvarianten
Welche Variante wofür gedacht ist.
Archivierung ergänzt Mail Hosting oder Workspace als Lösung für geordnete Aufbewahrung und schnelle Recherche. Sie ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung.
| Variante | Preis | Geeignet für | Leistungsbild |
|---|---|---|---|
| Basic | 49 € / Monat | Geeignet für Unternehmen und Vereine mit überschaubarer Mail-Struktur. | Für kleinere Strukturen mit nachvollziehbarem Archivierungsbedarf.Einrichtung der Archivierung · Begleitete Grundkonfiguration · Unterstützung bei Suche und Zugriff |
| Pro | 79 € / Monat | Geeignet, wenn Mail-Bestand und Suchanforderungen spürbar wachsen. | Für umfangreichere Anforderungen bei Aufbewahrung und Recherche.Erweiterter Archivierungsumfang · Begleitete Konfiguration und Pflege · Unterstützung im laufenden Betrieb |
Leistungsumfang
Was typischerweise enthalten ist.
Einrichtung der Archivierung
Technische Einführung passend zur bestehenden Mail-Struktur.
Organisatorischer Rahmen
Klärung, wofür die Archivierung gedacht ist und wie sie im Alltag genutzt wird.
Zugriff und Recherche
Unterstützung bei Nutzerrollen, Suchvorgängen und typischen Rückfragen.
Wichtige Einordnung
Was bewusst eingegrenzt wird.
- Die Leistung ersetzt keine Rechtsberatung und gibt keine absoluten Garantien zu GoBD oder DSGVO.
- Die sinnvolle Konfiguration richtet sich nach Ihrer tatsächlichen Mail-Nutzung — das wird vorab gemeinsam besprochen.
Für den Alltag gedacht
Im Vordergrund stehen Suche, Aufbewahrung und klare Zuständigkeiten, nicht ein übergroßes Compliance-Szenario.
Sinnvoll kombinierbar
Archivierung lässt sich gut mit Mail Hosting oder Workspace kombinieren.
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FAQ
Häufige Rückfragen zu dieser Leistung.
Ersetzt die Archivierung mein Postfach-Backup?
Nein. Archivierung und Datensicherung verfolgen unterschiedliche Zwecke.
Ist die Archivierung für jedes kleine Unternehmen notwendig?
Nicht zwingend. Maßgeblich sind Ihre tatsächlichen Kommunikationswege und ob Sie E-Mails regelmäßig nachvollziehen oder durchsuchen müssen. Das lässt sich im ersten Gespräch schnell klären.
Können auch bestehende E-Mails einbezogen werden?
Das hängt vom Datenbestand ab. Bestehende Strukturen werden vorab geprüft, und es wird realistisch besprochen, was übernommen werden kann.