Typische Ausgangslage
Woran es im Alltag hängt.
- Wichtige E-Mails liegen nur in einzelnen Postfächern.
- Bei Personalwechseln oder Vertretungen fehlen wichtige Nachrichten oder Zusammenhänge.
- Aufbewahrung und Recherche sind bislang nicht klar geregelt.
Care- und Workplace-Baustein
Archivierung & Aufbewahrung
E-Mail-Archivierung wird als technische Ergänzung betrachtet, wenn Aufbewahrung, Suche und Nachvollziehbarkeit zur Organisation passen.
Care und Workplace können E-Mail-Archivierung als geordneten Baustein für Aufbewahrung, Recherche und Übergaben einbinden.
Geeignet für
Wo diese Leistung sinnvoll ansetzt.
Unternehmen mit relevanter E-Mail-Kommunikation
Wenn Angebote, Aufträge, Abstimmungen und Freigaben per E-Mail dokumentiert werden.
Organisationen mit personellen Wechseln
Wenn Informationen nicht in Einzelpostfächern verschwinden sollen.
Vereine mit formaler Korrespondenz
Wenn Nachvollziehbarkeit wichtiger ist als technische Spielerei.
Preisorientierung
Wie diese Leistung eingeordnet wird.
Havlund Workplace beschreibt den betreuten Arbeitsplatz: Benutzer, Geräte, Zugänge, Sicherheit und Zusammenarbeit werden standardisiert eingerichtet und laufend gepflegt.
| Variante | Preis | Geeignet für | Leistungsbild |
|---|---|---|---|
| Workplace pro Benutzer | ab 49 € / Benutzer / Monat | Geeignet, wenn neue Benutzer schnell sauber eingerichtet und bestehende Arbeitsplätze nachvollziehbar betreut werden sollen. | Für betreute Arbeitsplätze mit Mail, Office-/Zusammenarbeitsumgebung, Geräteverwaltung und Sicherheitsrichtlinien.Benutzerverwaltung · Geräteverwaltung · Updates und Schutzmaßnahmen · MFA, soweit technisch möglich · Betreuung über Microsoft 365/Intune oder vereinbarte AlternativeNicht automatisch enthalten: Microsoft- oder Drittanbieterlizenzen, Hardware, Migrationen, Neuverkabelung, größere Softwareeinführungen und individuelle Projektarbeit. |
| Mobile optional pro Gerät | ab 9 € / Gerät / Monat | Geeignet, wenn mobile Geräte geschäftlich genutzt werden und klare Regeln brauchen. | Für Smartphones und Tablets, die zentral verwaltet und bei Bedarf geschützt oder aus der Ferne zurückgesetzt werden sollen.Mobile Device Management · App-Verwaltung · Geräteschutz · Fernlöschung nach Abstimmung |
| Backup optional pro Benutzer | ab 5 € / Benutzer / Monat | Geeignet, wenn geschäftliche Daten nicht nur genutzt, sondern auch nachvollziehbar wiederhergestellt werden sollen. | Für betreute Sicherung und Wiederherstellung ausgewählter Arbeitsplatz- und Cloud-Daten.Backup ausgewählter Datenbereiche · Restore-Unterstützung · Überwachung der SicherungKein pauschales Komplettbackup sämtlicher Systeme. Umfang, Aufbewahrungsdauer und Wiederherstellungsmöglichkeiten hängen von der vereinbarten Lösung ab. |
Leistungsumfang
Was typischerweise enthalten ist.
Einrichtung der Archivierung
Technische Einführung passend zur bestehenden Mail-Struktur.
Organisatorischer Rahmen
Klärung, wofür die Archivierung gedacht ist und wie sie im Alltag genutzt wird.
Zugriff und Recherche
Unterstützung bei Nutzerrollen, Suchvorgängen und typischen Rückfragen.
Wichtige Einordnung
Was bewusst eingegrenzt wird.
- Die Leistung ersetzt keine Rechtsberatung und gibt keine absoluten Garantien zu GoBD oder DSGVO.
- Die sinnvolle Konfiguration richtet sich nach Ihrer tatsächlichen Mail-Nutzung — das wird vorab gemeinsam besprochen.
Technische Ergänzung
Archivierung wird passend zur tatsächlichen Mail-Nutzung eingeordnet.
Keine Rechtsberatung
Die Leistung ersetzt keine individuelle rechtliche oder steuerliche Prüfung.
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FAQ
Häufige Rückfragen zu dieser Leistung.
Ersetzt die Archivierung eine rechtliche Prüfung?
Nein. Sie ist eine technische Grundlage für Aufbewahrung und Suche, ersetzt aber keine Rechtsberatung.
Ist Archivierung immer notwendig?
Nicht zwingend. Das wird anhand Ihrer tatsächlichen Kommunikation und Anforderungen eingeordnet.
Kann Bestand übernommen werden?
Das hängt vom Datenbestand ab und wird vorab geprüft.